Einleitung

„Executive Assistant & PMO Coordinator (m/w/d) für strategische Business-Einheiten – Ihr Talent für Organisation trifft auf unsere Ambitionen. Die Position ist auf 24 Monate befristet.

Aufgaben

• Du sorgst dafür, dass administrative Abläufe für mehrere Führungsteams und strategische Business-Einheiten reibungslos, effizient und gut organisiert laufen (von Meeting-organisation bis hin zu Bestellvorgängen)
• Termine, Zeit- und Projektpläne, Meetings, Workshops und Steering Committees koordinierst du eigenverantwortlich - inklusive Agenda, Unterlagen, Protokollen und Maßnahmenverfolgung.
• Klassische PMO-Aufgaben wie Projektplanung, Meilenstein-Tracking, Statusreporting sowie Budget- und Ressourcenübersichten gehören zu deinem Verantwortungsbereich.
• Präsentationen und Entscheidungsvorlagen bereitest du strukturiert und zielgruppengerecht auf und stellst eine hohe Datenqualität sicher.
• Den Informationsfluss zwischen Führungskräften, Projektteams, Fachbereichen, externen Partnern und Dienstleistern steuerst du professionell und sorgst für einen effektiven Austausch.
• Reisen, bereichsübergreifende Veranstaltungen sowie die strukturierte Ablage wichtiger Unterlagen planst, organisierst und koordinierst du zuverlässig - inklusive Nachbereitung und Abrechnung.

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Qualifikationen

• Du hast eine abgeschlossene Berufsausbildung oder ein abgeschlossenes betriebswirtschaftliches Studium und bringst mehrjährige Erfahrung im Executive Support, in einer Assistenzrolle, im PMO oder in einer vergleichbaren Schnittstellenfunktion mit.
• Du bist sicher im Umgang mit MS Office, insbesondere PowerPoint, Excel, Outlook und Teams, und nutzt diese Tools professionell für Terminmanagement, Kommunikation, Präsentationen, Reports und Projektunterlagen.
• Du hast Erfahrung in der Erstellung von Management-Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Statusreports, Protokollen und Action Logs.
• Du bringst Kenntnisse in gängigen Projektmanagement-Methoden sowie PMO-Prozessen mit und unterstützt souverän bei Projektplanung, Maßnahmenverfolgung, Reporting, Stakeholdermanagement und Projektcontrolling.
• Du arbeitest strukturiert, proaktiv und selbstständig, setzt klare Prioritäten und behältst auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick.
• Du trittst professionell gegenüber nationalen und internationalen Ansprechpartner:innen auf und kommunizierst klar, verbindlich und überzeugend auf allen Hierarchieebenen.
• Du gehst diskret und zuverlässig mit vertraulichen Informationen um.
• Du hast idealerweise Erfahrung mit Projektmanagement- oder Kollaborationstools wie MS Project, Jira, Confluence, SharePoint oder vergleichbaren Anwendungen.
• Du kommunizierst verhandlungssicher in Deutsch und Englisch

Kontakt und weitere Informationen

Wir freuen uns auf deine Bewerbung! Am besten online über das Bewerbungsportal. Bei Fragen stehen unser Chatbot Paul und das Recruiting-Team jederzeit gerne zur Verfügung.

Bei Rohde & Schwarz fördern wir Chancengleichheit und begrüßen Bewerbungen von Menschen mit und ohne Behinderung. Wir bieten eine inklusive Arbeitsumgebung, in der alle Menschen ihre Fähigkeiten und Talente entfalten können, unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Alter, sexueller Orientierung, Identität und anderen Merkmalen.